Buenas Prácticas para mejorar la comunicación en equipos remotos

El trabajo remoto ya es parte de nuestra cotidianeidad. Ya no hablamos de esta modalidad como un fenómeno novedoso sino que se ha convertido masivamente en una de las formas de trabajo que cada vez más empresas adoptan. Actualmente, las empresas que ofrecen la posibilidad de trabajar de manera remota aumentan sus chances de reclutar y retener mejores talentos.

Desde nuestro centro de idiomas online, sabemos muy bien que uno de los principales desafíos de los equipos remotos es la comunicación. La colaboración entre sus miembros se ve directamente afectada, así como el compromiso y el sentido de pertenencia hacia la organización.

Los vínculos entre pares son más difíciles de establecer y cultivar, y con ello se diluyen algunas dinámicas que se daban de manera espontánea en el marco de la oficina: el brainstorming que podía surgir en un after-office o entorno a la máquina del café, el encuentro entre colegas para coordinar alguna reunión para abordar cuestiones imprevistas.

El desafío: encontrar nuevas formas de participación para que el equipo trabaje de manera coordinada es fundamental para las organizaciones.

6 Buenas Prácticas para mejorar la comunicación en equipos remotos:

1 – Establecer pautas generales y claras

Las pautas y protocolos son fundamentales para que cualquier integrante del equipo sepa cómo proceder ante cada situación, y todos estén en una misma sintonía.

Algunas cuestiones relevantes que puedes incluir entre tus protocolos y reglamentos:

• Utilizar herramientas y programas que todos puedan o deban utilizar: minimiza las distracciones y evita los malos entendidos.
• Organizar un horario de trabajo específico para establecer una rutina: esto aumenta la productividad y mantiene al equipo en un mismo ritmo.
• Determinar horarios disponibles para reuniones y conferencias: estos momentos son vitales para construir confianza y fortalecer la dinámica del equipo.
• Compartir tiempos de espera preestablecidos para respuestas: favorece la colaboración efectiva y el manejo de los tiempos.
• Mantener al tanto de los proyectos y nuevas actividades al equipo: esto permite mantener el flujo de trabajo.

2 – Elegir una misma herramienta de comunicación

El propósito es que todos se involucren de manera efectiva durante las horas de trabajo. Aún cuando las tareas que se realicen sean de desarrollo y responsabilidad individual, existe una dinámica colectiva que hace que el producto final posea un sentido coherente. Por esto, una herramienta de comunicación unificada para todo el equipo agiliza el trabajo y evita malos entendidos.

Hay muchas herramientas de comunicación: es conveniente elegir una que sea accesible para todos y que se ajuste a las características de la cultura organizacional de la empresa. Si entre los miembros del equipo utilizan diferentes herramientas, construir mecanismos eficientes de funcionamiento se vuelve muy dificultoso. Se puede optar por diferentes herramientas según la tarea, por ejemplo Zoom para reuniones o conferencias y Slack para conversaciones entre pares, pero esto debe funcionar de igual manera para todo el equipo.

De hecho, las empresas que llevan adelante algún curso de inglés empresarial también suelen trabajar estas técnicas y recomendaciones para la buena comunicación, sobre todo cuando se trata de mejorar el vocabulario y aprender nuevas formas de comunicarse.

3 – Hacer un uso apropiado de conferencias por videollamada

La comunicación cara a cara es crucial: construye lazos de compañerismo y camaradería, fomenta la productividad y potencia la colaboración. Esto se torna dificultoso cuando los encuentros son sólo a través de entornos virtuales.

Las videollamadas y chats son geniales pero tienen sus limitaciones, especialmente cuando se trata de compartir archivos y poner al día al equipo sobre los proyectos a un mismo tiempo. Si se utilizan aplicaciones de chat o sitios en donde compartir documentos, se incurre en pérdidas de tiempo y posiblemente, los mensajes no se transmitan de manera efectiva.

Por esto, es recomendable pautar videoconferencias breves y periódicas para este tipo de comunicaciones.

4 – Establecer un sistema de Project Management

Un eslabón fundamental en la comunicación está dado por el reconocimiento de las tareas y responsabilidades de cada team member.  En pocas palabras, mantener la transparencia de los flujos de trabajo. Herramientas de Project Management como Asana o Trello permiten monitorear estos flujos, ayudando a ahorrar tiempo y permitiendo a cualquier miembro del equipo rastrear actividades, procesos o documentos. Así, el equipo puede trabajar de manera colaborativa de manera simplificada y bajo reglas claras para todos. Es mucho más efectivo que si cada uno debe comunicarse de manera personal con los demás involucrados para reconstruir un proceso en el que es parte.

5 – Mantener la puerta abierta con nuevos tipos de liderazgos más horizontales y diversos

Es una metáfora que hace referencia al estilo de liderazgo que requiere una dinámica de trabajo remoto para conservar la transparencia y construir identidad organizacional. Mantener una actitud proactiva, alentar a los miembros del equipo a expresar sus inquietudes, compartir nuevas ideas o realizar sugerencias generará vínculos de confianza, positivo para los objetivos de cualquier organización. A su vez, mantener vínculos de respeto y un entorno en el que los miembros del equipo se sientan valorados y conformes.

6 – Brindar feedback permanentemente

El feedback es un gran motivador. Las devoluciones constructivas y positivas pueden transformar para bien un equipo. Las devoluciones positivas fortalecen moralmente a los team members, y si son constructivas les permiten mejorar en sus actividades. En entornos de trabajo remoto es quizás aún más importante establecer esta práctica como central en la dinámica de la empresa.

El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Esta nueva modalidad que ya es tendencia entre las principales empresas en el mundo ofrece un sinnúmero de ventajas que pueden elevar los niveles de productividad y de competitividad de tu empresa.

Pensaris es una escuela de idiomas con larga trayectoria y quienes participamos en el día a día, reconocemos que los idiomas para profesionales no deben estar aislados de unas prácticas adecuadas en la comunicación organizacional.

En tu equipo, ¿qué buenas prácticas llevan adelante para superar las barreras de comunicación que emergen del trabajo remoto?